МИС Aurumline

Описание функциональных характеристик программного обеспечения

О программном обеспечении

Наименование программного обеспечения

Система управления косметологией «Aurumline» (далее также Aurumline, сервис, МИС) — это медицинская информационная система (МИС) для автоматизации и управления косметологическим бизнесом.

Правообладатель

ООО «Голд Тех»

Версия или редакция

Актуальная версия, поддерживается в актуальном состоянии правообладателем

Форма распространения

Облачный сервис (SaaS — Software as a Service)

Системные требования

Программное обеспечение работает на серверах ООО «Голд Тех», отдельных требований к персональным компьютерам конечного пользователя не предъявляется. Для работы с системой пользователю необходим выход в Интернет и любой современный браузер.

Краткое описание

Aurumline осуществляет учёт всех ресурсов бизнеса (финансы, склад. оборудование и т.д.), формирует статистику показателей работы, позволяет проводить работу с клиентами в одном рабочем пространстве.

Сервис выполняет функции онлайн-записи и автоматизации косметологического бизнеса, помогает осуществлять контроль клиентской записи, управлять базой клиентов, вести складской учёт, следить за финансами, настраивать программы лояльности, управлять ценами и маркетингом, начислять зарплату.

Aurumline формирует отчёты для руководителей по всем направлениям косметологического бизнеса для принятия своевременных управленческих решений на основании точных данных.

Сервис предоставляет следующие функции:

1. Поддержка электронного расписания приёмов с многопользовательским доступом. Расписание позволяет просмотреть все записи на прием, получать информацию об оборудовании, которое используется в процессе приёма, получать доступ к карточкам клиентов с историей посещений, предпочтениях и статистике, а также осуществлять дополнительные продажи товаров, курсов услуг, сертификатов, принимать депозиты. Расписание позволяет полностью управлять статусами записей. Доступно интерактивное управление положением записи в рабочем пространстве расписания. Доступна панель быстрого поиска клиента с предоставлением оперативной информации о нём. Расписание имеет возможность отбора по различным параметрам рабочего графика специалистов.

2. Отбор, редактирование и удаление записей, добавление примечаний и комментариев к ним.

3. Автоматическое списание расходных материалов, затраченных в процессе приема на основании технологических карт на каждую услугу или курс услуг.

4. Осуществляет полный контроль потоком записей в журнале контроля записей. Журнал контроля записей позволяет в оперативном режиме контролировать подтверждение, оплату, отмену и перенос записей, осуществлять запись по направлениями специалистов, оперативно управлять записями, не переходя в расписание.

5. Предоставление исчерпывающей информации о клиентах в карточках клиентов, включая историю посещений, популярные услуги, планы лечения, информацию обо всех звонках и сообщениях, вложенным файлам. Отбирать информацию о клиентах позволяют система встроенных фильтров заголовков.

6. Встроенный блок CRM позволяет отбирать списки клиентов на основании более 25 параметров с последующей передачей этих списков на обзвон, рассылку или массовое начисление бонусов.

7. Предоставление доступа к прайс-листу компании в разрезе филиалов с возможностью мгновенной записи по специалисту или оборудованию, которые участвуют в оказании выбранной услуги или курса услуг, а также просмотр и управление журналом продаж.

8. Осуществление управления финансами по банковским счетам и кассам, управление открытием и закрытием кассовых смен, получение информацию о финансовых операциях поступления и списаниях в едином журнале расчётов.

9. Учёт взаиморасчётов с персоналом с поддержкой прозрачного и удобного процесса начисления зарплаты с предоставлением сотрудникам доступа к просмотру расчётов их зарплаты.

10. Поддержка начисления зарплаты в разрезе филиалов с учетом работы сотрудника в разных филиалах за отчетный период.

11. Возможность управлять разовыми начислениями и удержаниями в рамках начисления заработной платы за отчетный период.

12. Формирование расчетной ведомости начисления заработной платы по всем сотрудникам с возможностью фильтрации, а также формирование расчетных листков по каждому сотруднику.

13. Возможность передачи данных о приемах в ЕГИСЗ. Возможность подписания протокола приема электронной цифровой подписью врача и электронной цифровой подписью руководителя.

14. Возможность планирования и управления графиками работы сотрудников. Отслеживание и учёт рабочих и нерабочих дней сотрудников, учёт невыходов. Создание, редактирование и удаление графиков работы.

15. Базовый кадровый учет сотрудников, включая приём, увольнение и перемещение сотрудников между филиалами. Ведение карточек сотрудников.

16. Управление движением парка оборудования, включая прием, перемещение, ремонт и списание.

17. Ведение журналов выполненного техобслуживания и планового техобслуживания оборудования. Ведение карточки каждого аппарат с привязкой оказываемых на нём услуг.

18. Ведение полного цикла складского учета от поступления товара до списания. Проведение инвентаризаций. Контроль движения расходных материалов в форме оперативных отчетов.

19. Управление складами филиалов с ведением единой номенклатуры товаров и расходных материалов.

20. Управление системой маркетинга. включая проведение и настройку акций, начисление бонусов, управление движением подарочных сертификатов от регистрации до активации.

21. Управление ценами на товары, услуги и курсы услуг с возможностью массового изменения цен. Поддержка организации программ поощрения клиентов: акции в формате скидок, повышенных бонусов и лояльности.

22. Управление системой лояльности, включая карты лояльности и выдачу VIP-карт клиентам.

23. Система глубокой аналитики бизнеса по всем основным показателям и направлениям (продажи, записываемость, загруженность, финансы, маркетинг, зарплата, оборудование и т.п.) в виде графиков, информационных блоков и диаграмм.

24. Возможность настройки телефонии и системы колл-трекинга через сторонние интеграции

25. Единый чат с клиентами, собирающий информацию из мессенджеров и мобильного приложения и позволяющий отправлять сообщения клиентам в режиме единого окна.

26. Личный кабинет пользователя для оперативного сбора статистики работы в компании.

27. Возможность интеграции кнопки онлайн-записи на сайт пользователя. Оптимизация слотов на основе временных интервалов или шагов, отображающих доступное время на сайте онлайн-записи.

28. Предоставление возможности клиенту выбрать на сайте онлайн-записи услугу из списка услуг, временной слот и специалиста для проведения услуги в программе Aurumline. Возможность отслеживания всех этапов процесса онлайн-записи, начиная от источника, который привлек клиента, и заканчивая конверсией в реальную запись.

29. Анализ загруженности персонала и прогнозирование выручки компании.

30. Формирование управленческой отчётности.

31. Фиксация данных об оплате клиента в месте продажи улучшает финансовую прозрачность и повышает вероятность посещений, способствуя успешной деятельности компании.

32. Ведение медицинского приема, включая работу с электронной медицинской картой клиента.

33. Составление и контроль планов лечения клиентов. Возможность распечатать план лечения и передать его клиенту.

34. Альтернативные способы расчета за услуги (бартер, удержание из зарплаты, рассрочка).

35. Возможность применять внутренние корпоративные цены.

36. Возможность импортировать данные в Aurumline из сторонних сервисов.

37. Возможность осуществить ввод начальных остатков по складам, взаиморасчетам с сотрудниками, клиентами и поставщиками, сертификатам и т.п.

38. Возможность быстро настроить стартовую работу программы через мастер настройки конфигурации.

39. Возможность гибко настроить программу лояльности компании, включая скидки и бонусы по уровням карт лояльности.

40. Формирование календаря загрузки персонала и оборудования в цветовом исполнении.

41. Автоматическая система расчета занятости оборудования в процессе нескольких приемов

42. Предоставление удобных мастеров ввода новой номенклатуры и сотрудников, которые исключают всевозможные ошибки при вводе данных.

43. Возможность принять оплату наличными, картами, сертификатами, бонусами, депозитами, включая использование системы промокодов.

44. Возможность принимать смешанную оплату.

45. Автоматическое сгорание бонусов клиентов и настройка этого процесса в программе.

46. Печать основной медицинской документации в сфере косметологии, а также вывод на печать сопутствующих медицинских документов (ИДС и других согласий клиентов, договора, счета, сметы и т.п.).

47. Настройка ручного или автоматического определения цен в записях и приёмах.

48. Анализ и оптимизация основных показателей бизнеса — количественных метрик, используемых для измерения активности и успехов компании.

49. Возможность быстрого подключения внешних интеграций.

50. Поддержка работы с подарочными сертификатами и подарочными электронными сертификатами. Предоставление сервиса продажи электронных сертификатов.

51. Предоставление собственного сервиса продажи электронных сертификатов.

52. Формирование отчётов по продажам по различным показателям для анализа, планирования и принятия решений.

53. Управление ролями и системой прав пользователей: создание и настройка ролей с разными уровнями доступа и возможностей.

54. Автоматизация процессов учёта товаров (работа с остатками, ввод товаров сканированием, работа со справочниками).

55. Автоматизация учёта расходных материалов и контроль остатков.

56. Возможность кастомизации и брендирования онлайн-записи.

57. Возможность кастомизации и брендирования сервиса продажи электронных подарочных сертификатов.

58. Возможность у клиентов записаться, управлять статусом записи и получать основную информацию о себе через чат-бот

59. Возможность отправки сообщений клиентам через электронную почту, соцсети и в мобильное приложение.

60. Формирование персонального рейтинга специалиста по бальной системе по внутренним алгоритмам программы, учитывающим его эффективность работы.

61. Возможность подключения кассового оборудования, а также оплаты по QR-кодам.

62. Возможность интеграции мобильного приложения для клиентов.

63. Возможность интеграции корпоративного мобильного приложения.

64. Интеграция с системой «Честный знак».

Инструкция по эксплуатации после установки программы

Регистрация

Для того чтобы начать работу в Aurumline, получите у представителей компании-разработчика персональный код компании (для действующих клиентов) или код демо-доступа (для потенциальных клиентов), а также логин и пароль для пользователя.

Авторизация

Перейдите на сайт aurumline.ru и нажмите кнопку «Войти».

Экран входа в Aurumline с выделенной кнопкой «Войти».

Персональный код компании

Введите персональный код компании для входа в систему.

Экран ввода персонального кода компании в Aurumline.

Вход

Введите логин и пароль пользователя. Чтобы проверить правильность ввода пароля, поставьте галочку «Показать пароль». Если вы забыли пароль, обратитесь к компании-разработчику для восстановления доступа.

Основная информация

5.1 После регистрации и первого входа заполните основную информацию о вашей компании, которая требуется для корректного отображения данных на внешних и внутренних сервисах.

В главном меню перейдите в раздел «Настройки» → «Сведения о бизнесе».

Выберите форму организации (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель) и заполните данные о клинике.

5.2. Заполните торговую марку.

5.3. Загрузите логотип.

5.4. Заполните время работы клиники.

5.5. Заполните сведения о медицинской лицензии (если она имеется).

5.6. Заполните официальный сайт клиники.

5.7. Выберите систему налогообложения и применяемую ставку НДС.

5.8 В конце обязательно нажмите кнопку «Сохранить».

Экран заполнения основной информации о компании в Aurumline.

Информация о филиалах

В главном меню перейдите в раздел «Настройки» → «Филиалы».

Для создания филиала нажмите на кнопку «Создать». Если в клинике всего один филиал, этот шаг можно пропустить.

6.1. В карточке филиала заполните его название, контактные данные и часы работы.

6.2. Выберите цвет филиала, который будет выводиться в расписании.

6.3. Загрузите изображение филиала, которое будет использоваться во всех внутренних и внешних сервисах.

6.4. Если необходимо, сделайте филиал основным, нажав на кнопку «Сделать основным».

6.5. В конце не забудьте нажать на кнопку «Создать».

Экран создания или редактирования филиала в Aurumline.

Настройка маркетинговой политики

В главном меню перейдите в раздел «Настройки» → «Маркетинг».

7.1. Настройте цены, нажав на кнопку «Установить цены».

7.2. Укажите ссылку на прайс-лист клиники.

7.3. Установите, в каком процентном диапазоне сотрудники компании могут отходить от прайса при совершении продаж.

7.4. Настройте видимость цен и длительности приема для клиентов в сервисах.

7.5. Отметьте, использует ли клиника корпоративные цены для своих сотрудников.

7.6. Настройте порядок предоставления скидок и бонусов сотрудникам и клиентам в день рождения.

7.7. Если компания предоставляет новым клиентам приветственный бонус, укажите его величину.

7.8. Заполните информацию для сервиса продажи электронных сертификатов, а также загрузите условия продажи сертификатов, применяемые в клинике.

7.9. Загрузите применяемую компанией политику обработки персональных данных.

7.10. В конце не забудьте нажать на кнопку «Сохранить».

Экран настройки маркетинговой политики в Aurumline.

Настройка программы лояльности

В главном меню перейдите в раздел «Настройки» → «Программа лояльности».

8.1. Настройте бонусную программу, включив переключатель «Бонусы по прайс листу», а затем нажав на кнопку «Настроить бонусы».

8.2. Настройте систему карт лояльности по уровням карт.

8.3. Настройте общие условия предоставления скидок и бонусов клиентам.

8.4. Укажите, на какие операции распространяются персональные скидки клиентов.

8.5. Выберите порядок работы с неиспользованными остатками подарочных сертификатов.

8.6. В конце нажмите кнопку «Сохранить».

Экран настройки программы лояльности в Aurumline.